15. Juli 2020

Auf dem Weg in die papierlose Zukunft

Durch Corona haben sich viele unserer Arbeitsprozesse plötzlich verändert: digitale Meetings sind Alltag und unser Druckverhalten mussten wir anpassen. An einem durchschnittlichen Tag druckt ein Büroangestellter rund 50 Seiten – auf ein Jahr gerechnet, verbraucht er damit 1,2 Bäume. Eine Masse an Papier, die es zu reduzieren gilt. Im working@home haben unsere Mitarbeitenden weniger gedruckt als im Büro, neue digitale Tools entdeckt und diese in den Alltag integriert. Diese Verhaltensweisen wollen wir aufrechterhalten und weiter ausbauen. Darum hat die Zurich Gruppe Deutschland die interne „PaperLess Future Kampagne“ gestartet.

Mit einer deutlichen Reduzierung des Papierverbrauches leisten wir gemeinsam einen signifikanten Beitrag zum Klimaschutz und unterstützen das globale Ziel von Zurich zur Begrenzung des weltweiten Temperaturanstieges auf 1,5°C (Business Ambition for 1,5°C Pledge des United Nations Global Compact).

Woher kommt das Holz für unser Papier?

Zahlen des WWF belegen: Die Bundesrepublik Deutschland verbraucht so viel Papier wie die Kontinente Afrika und Südamerika zusammen. Um den Bedarf zu decken, hat sich Deutschland zu den größten Papierproduzenten der Welt entwickelt und bleibt gleichzeitig der zweitgrößte Papierimporteur im internationalen Vergleich. Fast 80 Prozent des Zellstoffes werden für die Papierproduktion importiert, sodass Deutschland weltweit zu den wichtigsten Einfuhrnationen zählt. Der Rohstoff für das Papier stammt überwiegend aus Brasilien und Kanada. Dort werden für die Herstellung von Papier Regenwälder gerodet, die nicht nur für das globale Klima eine wichtige Rolle spielen, sondern auch die Heimat zahlreicher bedrohter Tierarten oder indigener Gruppen sind.

Ein Beitrag zum Klimaschutz

Innerhalb von nur vier Jahren hat die Zurich Gruppe Deutschland den Papierverbrauch um 46 Prozent gesenkt. Dies wurde erreicht durch die Reduzierung der Etagenkopierer, die flächendeckende Einführung von Laptops und 24“-Bildschirmen sowie die Erweiterung der Nutzung digitaler Tools. Diese positive Entwicklung gilt es fortzuführen – es sollte unser aller Ziel sein, möglichst kein Papier zu verbrauchen. Deswegen hat es sich Zurich zum Ziel gesetzt, den Papierverbrauch weltweit um 80 Prozent zu senken (2020 gegenüber 2015).

So ist die Kampagne aufgebaut

Die interne „PaperLess Future Kampagne“ ist auf vier Themenschwerpunkte ausgerichtet, um Kopien und Ausdrucke zu vermeiden oder bestmöglich zu verringern. Die Schwerpunkte sind: #MythBusters, #DidYouKnow, #OfficeAnywhere und #LessIsMore. Jeder Schwerpunkt konzentriert sich auf ein anderes Thema, um Möglichkeiten zur Papierreduktion aufzuzeigen. Die unterschiedlichen Initiativen werden über interne Medienformate wie das Intranet, das Mitarbeitermagazin oder die Infoscreens an die Mitarbeitenden getragen. Eine zentrale Rolle spielt hier das Social Intranet. Hier kann die Kampagne regelmäßig Input an alle Kolleginnen und Kollegen streuen und erhält Feedback in Echtzeit – denn gerade der Dialog zum Thema Klimaschutz fördert nachhaltige Verhaltensänderungen.

#MythBusters

Wir klären Mythen auf und stellen unseren Mitarbeitenden Möglichkeiten zur Reduzierung des Papierverbrauches vor. Unser Papier haben wir im Laufe der Jahre kennen und schätzen gelernt. Wir sind es gewohnt E-Mails und Dokumente auszudrucken, benötigte Unterlagen zu kopieren und abzuheften oder Papier für Notizen und Anmerkungen zu verwenden. Es ist ein von uns erlerntes Verhalten, das uns daran hindert, alte Gewohnheiten abzulegen. Aber was sind die Gründe hierfür? Wir fühlen uns sicherer, wenn wir Dokumente auf dem Schreibtisch liegen haben, um uns einen Überblick über die Arbeit zu verschaffen und wir uns keine Sorgen machen müssen, dass diese möglicherweise verloren gehen könnten. Haben wir jedoch unsere Arbeitsweise auf die Verwendung digitaler Tools umgestellt, so erleben wir eine neue Arbeitseffizienz. Wir können unsere Dokumente digital sicher ablegen und überall mobil auf die Daten zugreifen. Ein gut strukturiertes elektronisches Ordnersystem erleichtert uns die Suche nach Unterlagen und erspart Zeit.

#DidYouKnow

Papier ist ein Medium unserer Arbeit. Nur wenn wir es in der Hand halten, gibt es uns ein Gefühl der Sicherheit und Vertrautheit. Doch nicht alles, was wir ausdrucken, ist notwendig. Wie können wir Papier vermeiden und einen wesentlichen Beitrag für die Umwelt leisten? Grundsätzlich sollten wir vor jedem Ausdruck überlegen, ob es wirklich nötig ist, das Dokument in Papierform zu haben. Viele Unterlagen können elektronisch abgespeichert und bei Bedarf einfach aufgerufen werden. Sollte ein Ausdruck doch erforderlich sein, reicht es oftmals aus, wenn wir bei mehrseitigen Dokumenten die Schriftgröße verkleinern und einen beidseitigen Ausdruck auswählen, um die Anzahl der zu druckenden Seiten zu verringern.

#OfficeAnywhere

Der Büroalltag wird zunehmend digitalisiert, sei es durch E-Mails, Cloud-Anwendungen, elektronische Notizbücher oder papierlose Meetings. Sind die Dokumente digital verfügbar, können wir flexibel und mobil von zuhause oder unterwegs auf sie zugreifen. Doch wie schaffen wir den Weg in eine digitale Arbeitswelt? Eine Bestandsaufnahme von digital zu erfassenden Dokumenten und eine gute Ordnerstruktur sind wichtig, um den Einstieg in die neue Arbeitswelt zu erleichtern. Das Wichtigste ist, konsequent zu bleiben und nicht in alte Muster zu verfallen.

#LessIsMore

Betrachtet man den aktuellen Trend, so wird das Büro der Zukunft papierloser sein. Wir haben bereits viele Prozesse digitalisiert, die sich maßgeblich auf unsere Arbeitsweise auswirken. Doch welche Chancen und Möglichkeiten bietet uns eine digitale Arbeitswelt? Durch die Nutzung von digitalen Tools können wir im Team oder teamübergreifend zusammenarbeiten und so effizientere Prozesse darstellen. Zudem verringern wir durch eine ressourcenschonende und nachhaltige Arbeitsweise die Kosten für Mensch und Umwelt. Mit der Kampagne möchte die Zurich Gruppe Deutschland die Mitarbeitenden für die Themen sensibilisieren und motivieren: vermehrt digitale Werkzeuge nutzen und damit Papier sparen. Auch wenn das komplett papierlose Büro aus heutiger Sicht noch eine Utopie ist, so können wir doch bereits heute einen signifikanten Schritt in diese Richtung gehen.

[Gesamt: 4   Durchschnitt:  4.3/5]

Michael Winkelmann

Dieser Artikel wurde von Michael Winkelmann geschrieben.

Teamleiter Zentrale Unternehmensservices der Zurich Gruppe Deutschland

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